Privacyverklaring

1. Over eGains

eGains is een AI-marketingtool voor sportscholen. Eigenaren van een sportschool gebruiken eGains om campagnes voor te bereiden, leads op te volgen en proeflessen te plannen. Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens we verwerken en waarvoor.

2. Welke gegevens we verwerken

We verwerken de gegevens die je zelf invoert of die ontstaan wanneer je eGains gebruikt:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld).
• Gym-gegevens: bedrijfsnaam, vestigingsplaats, beschikbaarheid.
• Leadgegevens: contactgegevens van prospects die via campagnes binnenkomen.
• Conversaties: berichten tussen jouw AI-agent en leads, plus de status van proefles-afspraken.
• Integratie-tokens: versleutelde toegangstokens van Meta, Google en Twilio die nodig zijn om de gekoppelde dienst aan te roepen.

3. Google Calendar-integratie

Wanneer je Google Calendar koppelt, vraagt eGains via Google OAuth toegang tot je agenda. We gebruiken die toegang uitsluitend om geboekte proeflessen en afspraken naar jouw werkagenda te synchroniseren en om beschikbaarheid te respecteren bij het plannen.

Google-toegangstokens en refresh-tokens worden server-side opgeslagen, versleuteld in een aparte tabel met strikt afgeschermde rechten. Ze worden alleen ingelezen door eGains-routes die agendafunctionaliteit uitvoeren. We verkopen, delen of verrijken geen Google-data met derden, en we gebruiken Google-data niet voor advertenties of profilering buiten de agenda-functionaliteit om.

Je kunt de koppeling op elk moment verbreken via Instellingen → Koppelingen. Dat verwijdert de opgeslagen tokens en stopt verdere agendasynchronisatie. Je kunt eGains ook op elk moment intrekken via je Google-accountinstellingen.

4. Meta- en SMS-integratie

Wanneer je Meta koppelt, gebruikt eGains de toegang om campagnes voor te bereiden, advertentieaccounts uit te lezen en leadformulieren te verwerken. Wanneer je SMS koppelt, gebruikt eGains de provider-tokens om SMS-berichten te versturen en inkomende antwoorden te ontvangen. Alle integratie-tokens worden net als de Google-tokens server-side versleuteld bewaard.

5. Verwerking door AI en internationale doorgifte

De opvolging van leads gebeurt deels door een AI-agent die berichten opstelt en beantwoordt namens de sportschool. Daarvoor worden de inhoud van gesprekken en relevante leadgegevens door AI-providers verwerkt.

Deze AI-providers (Anthropic en OpenAI) verwerken gegevens op servers in de Verenigde Staten. Er is dus sprake van doorgifte buiten de EER; die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Er worden geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg genomen: de sportschool blijft eindverantwoordelijk en kan elk gesprek overnemen.

Ben je een lead of prospect? Dan word je namens de sportschool per SMS opgevolgd door deze AI-agent. Je kunt je op elk moment afmelden door STOP te antwoorden; daarna ontvang je geen berichten meer. Voor inzage, correctie of verwijdering van je gegevens kun je terecht bij de sportschool of via het contactadres hieronder.

6. Bewaartermijn

We bewaren je gegevens zolang je een eGains-account hebt, met één belangrijke uitzondering: een aantal soorten gegevens ruimen we automatisch eerder op. Dat gebeurt elke nacht, ook als je account gewoon actief is.

• Leads waarmee 24 maanden geen contact is geweest maken we anoniem: naam, telefoonnummer en e-mailadres worden gewist. De lead blijft als geanonimiseerde regel staan, zodat je cijfers kloppen. Dit geldt niet voor leads die lid zijn geworden. Dit is de termijn die je waarschijnlijk het meest raakt.
• Leads die je zelf hebt verwijderd halen we na 90 dagen definitief weg.
• Het activiteitenlogboek en de gebeurtenissen van de Meta-koppeling: 12 maanden.
• Uitgevoerde AI-opdrachten (afgerond, mislukt of overgeslagen): 12 maanden.
• Afgehandelde SMS-opdrachten en uitgevoerde routines: 90 dagen.
• Technische draailogboeken: 30 dagen. Koppelingstokens die niet zijn afgerond: 1 dag.

Wanneer je je account verwijdert, verwijderen we de bijbehorende gym-, lead- en conversatiegegevens en de gekoppelde tokens. Logbestanden voor beveiliging en debugging kunnen daarna nog beperkt bewaard blijven.

7. Partijen die wij inschakelen

Om eGains te laten werken schakelen we een aantal andere bedrijven in. Hieronder staat wie dat zijn, waarvoor we ze gebruiken en waar zij de gegevens verwerken. Wijzigt deze lijst, dan laten we dat vooraf weten via de verwerkersovereenkomst, zodat je bezwaar kunt maken.

• Supabase — database en accounts. Verwerkt in de EU (Frankfurt).
• Vercel — hosting van de website en de app.
• Anthropic en OpenAI — de AI die berichten en beelden opstelt. Verwerkt in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Twilio — het versturen en ontvangen van SMS. Verenigde Staten, met dezelfde standaardcontractbepalingen.
• Meta — advertenties, leadformulieren en Instagram. Verenigde Staten, met dezelfde standaardcontractbepalingen.
• Google — agenda en inloggen. Verenigde Staten, met dezelfde standaardcontractbepalingen.
• Stripe — betalingen en facturen.
• Sentry — foutmonitoring: als er iets misgaat in de app, gaat de technische melding daarheen zodat we hem kunnen oplossen. Verwerkt in de EU. Persoonsgegevens worden er vóór verzending uit gefilterd.
• Resend — het bezorgen van e-mail, waaronder de storingsmeldingen die eGains aan zichzelf stuurt. Verwerkt in de EU (Ierland).
• Apify — het ophalen van openbaar advertentiemateriaal waarmee de AI leert wat werkt. Hier gaan géén gegevens van jou of van je leads naartoe.

Van Vercel en Apify hebben wij de verwerkingsregio nog niet vastgesteld. We noemen ze hier liever met die aantekening dan dat we ze weglaten of een regio opschrijven die we niet hebben nagekeken.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Stuur daarvoor een verzoek naar het contactadres hieronder. We reageren binnen redelijke termijn.

9. Contact

Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je contact opnemen via de contactgegevens die zijn opgenomen in de eGains-app of op de homepage.