Verwerkersovereenkomst
Versie 1.2 · 18 augustus 2026
eGains verwerkt persoonsgegevens van de leads van jouw sportschool. Daarmee ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is eGains verwerker. De AVG schrijft voor (artikel 28 lid 3) dat die verhouding in een overeenkomst wordt vastgelegd. Dit is die overeenkomst.
Je accepteert deze overeenkomst in de app: nieuwe klanten bij het afronden van de onboarding, en bestaande klanten op het akkoordscherm dat na het inloggen verschijnt. We leggen daarbij vast wie er wanneer akkoord gaf en op welke versie. Wijzigt deze tekst, dan vragen we je opnieuw om akkoord.
1. Partijen en rolverdeling
Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen eGains (“verwerker”) en de sportschool die een eGains-account gebruikt (“verwerkingsverantwoordelijke”).
De sportschool bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar leads en klanten. eGains verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de sportschool.
Deze overeenkomst maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden. Waar zij daarvan afwijkt, gaat deze overeenkomst voor op het punt van de verwerking van persoonsgegevens.
2. Onderwerp en duur
eGains verwerkt persoonsgegevens zolang de sportschool een actief account heeft, en daarna uitsluitend zolang dat nodig is om de gegevens te verwijderen of terug te geven.
Het onderwerp van de verwerking is het werven en opvolgen van leads voor de sportschool: het voorbereiden en beheren van advertentiecampagnes, het per SMS opvolgen van leads met behulp van een AI-assistent, en het inplannen van proeflessen.
3. Soorten gegevens en betrokkenen
Betrokkenen zijn: leads en prospects van de sportschool, en de eigenaar en eventuele medewerkers van de sportschool.
Gegevenscategorieën zijn: naam, telefoonnummer, e-mailadres, de inhoud van gesprekken tussen de lead en de AI-assistent, afspraakgegevens, en de status van de lead in het opvolgtraject.
eGains vraagt niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG. De sportschool voert die ook niet in.
4. Instructies
eGains verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de sportschool. Het gebruik van de dienst zoals die is ingericht, geldt als zo’n instructie.
eGains gebruikt de persoonsgegevens van leads niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en verrijkt ze niet met gegevens van derden.
Voor het verbeteren van de eigen advertentiemodellen gebruikt eGains uitsluitend openbaar zichtbare advertenties van derden en geaggregeerde, niet tot een persoon herleidbare resultaten. Gespreksinhoud van leads wordt daar niet voor gebruikt.
5. Beveiliging
eGains neemt passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG.
Concreet betekent dat onder meer: versleuteling tijdens transport en opslag, scheiding van gegevens per sportschool op databaseniveau zodat de ene klant de gegevens van de andere niet kan benaderen, versleutelde opslag van toegangstokens van gekoppelde diensten in een apart afgeschermd deel van de database, en toegang tot productiegegevens die beperkt is tot wie die nodig heeft.
Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen.
6. Subverwerkers
De sportschool geeft eGains algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in de privacyverklaring, met per partij het doel en de regio waarin wordt verwerkt.
Op dit moment zijn dat: Supabase (database en accounts), Vercel (hosting), Anthropic en OpenAI (AI die berichten en beelden opstelt), Twilio (SMS), Meta (advertenties en leadformulieren), Google (agenda en inloggen), Stripe (betalingen), Sentry (foutmonitoring, EU), Resend (bezorging van e-mail, EU) en Apify (ophalen van openbaar advertentiemateriaal; hier gaan geen gegevens van de sportschool of haar leads naartoe).
eGains legt aan elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan. Bij een voorgenomen wijziging in de lijst informeert eGains de sportschool vooraf, zodat die bezwaar kan maken.
7. Doorgifte buiten de EER
Een deel van de subverwerkers verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten.
Die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de maatregelen uit artikel 5 van deze overeenkomst.
8. Bijstand aan de sportschool
eGains helpt de sportschool bij het nakomen van haar plichten tegenover betrokkenen: inzage, correctie, verwijdering, beperking en dataportabiliteit.
De sportschool kan haar gegevens op elk moment zelf downloaden via Instellingen → Account, en daar ook om verwijdering van haar account vragen.
Leads kunnen zich per SMS afmelden door STOP te antwoorden; die afmelding wordt automatisch verwerkt en geldt voor alle volgende berichten.
9. Datalekken
Als eGains een inbreuk in verband met persoonsgegevens vaststelt, meldt eGains dat zonder onredelijke vertraging aan de sportschool, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking.
De melding bevat wat er bekend is over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen.
De sportschool beoordeelt zelf of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij betrokkenen nodig is; eGains levert daarvoor de informatie die zij redelijkerwijs nodig heeft.
10. Geheimhouding
Iedereen die namens eGains toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht.
11. Audit
eGains stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat aan artikel 28 AVG wordt voldaan.
De sportschool mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden, na redelijke aankondiging en zonder de dienstverlening te verstoren.
12. Teruggave en verwijdering
Bij beëindiging van het account verwijdert eGains de persoonsgegevens, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.
Ook tijdens een lopend account ruimt eGains automatisch op. De belangrijkste termijn: van leads waarmee 24 maanden geen contact is geweest en die geen lid zijn geworden, worden naam, telefoonnummer en e-mailadres gewist. De regel blijft geanonimiseerd bestaan. Verder gelden: door de sportschool verwijderde leads 90 dagen, activiteitenlogboek en Meta-gebeurtenissen 12 maanden, uitgevoerde AI-opdrachten 12 maanden, afgehandelde SMS-opdrachten en routines 90 dagen, technische draailogboeken 30 dagen. De volledige lijst staat in de privacyverklaring.
De sportschool kan haar gegevens vóór beëindiging downloaden via Instellingen → Account. Na een verwijderverzoek handelt eGains dat binnen 30 dagen af, inclusief de gegevens bij de betrokken subverwerkers.
Logbestanden voor beveiliging en foutopsporing kunnen daarna nog beperkt bewaard blijven, en worden niet gebruikt om een profiel van betrokkenen op te bouwen.